Personvernerklæring — GEA Scandinavia
1. Hvilke opplysninger vi behandler
Vi behandler personopplysninger som er nødvendige for å bistå deg i søknadsprosessen til universiteter og utdanningsinstitusjoner i utlandet. Opplysningene kan omfatte:
- Kontaktinformasjon – navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse
- Personlige dokumenter – vitnemål, karakterutskrifter, passkopi, språktestresultater, motivasjonsbrev, CV og andre dokumenter som kreves av utdanningsinstitusjoner
- Studiepreferanser – ønskede studier, fagområder, land og institusjoner
- Kommunikasjon – korrespondanse mellom deg og oss, inkludert e-post og annen skriftlig dialog
- Eventuell annen informasjon du frivillig gir oss i forbindelse med søknadsprosessen
Vi innhenter kun opplysninger direkte fra deg eller fra tredjeparter når du uttrykkelig ber oss om det.
2. Formål med behandlingen
Personopplysninger behandles for å kunne tilby og levere tjenestene du har bedt om. Dette inkluderer:
- Gjennomføring av søknadsprosessen – innhenting, kvalitetssikring og innsending av dokumenter til universiteter
- Veiledning og rådgivning – informasjon om studiemuligheter, opptakskrav og relevante institusjoner
- Kommunikasjon – løpende dialog med deg og med institusjoner som mottar søknaden
- Oppfyllelse av juridiske forpliktelser – krav knyttet til dokumenthåndtering, arkivering og personvern
Behandlingen skjer på grunnlag av avtale med deg (GDPR Art. 6 nr. 1 b) og våre rettslige forpliktelser (Art. 6 nr. 1 c). Der ingen av disse grunnlagene er tilstrekkelige, vil vi innhente ditt uttrykkelige samtykke før behandling finner sted.
3. Overføring av personopplysninger til land utenfor EU/EØS
Deler av søknadsprosessen administreres fra vårt kontor i India. India har ikke en EU-adekvansbeslutning. Overføring av personopplysninger til India skjer derfor på grunnlag av Standard Personvernbestemmelser (SCC) godkjent av EU-kommisjonen, inngått mellom GEA Scandinavia og vår indiske virksomhet, supplert med nødvendige tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak.
Søknadsdokumenter sendes videre til universiteter i ulike deler av verden. Dette kan innebære overføring til land uten adekvansbeslutning. Vi sørger i slike tilfeller for at overføringene skjer i samsvar med gjeldende regelverk, herunder ved bruk av SCC og databehandleravtaler med våre samarbeidspartnere.
Vi vurderer risikoen ved hver overføring og gjennomfører tiltak for å sikre et forsvarlig beskyttelsesnivå.
4. Hvordan vi sikrer dine data
Vi benytter tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, tap, endring eller misbruk. Tiltakene omfatter blant annet:
- Kryptert lagring av dokumenter og kommunikasjon
- Tilgangsstyring som sikrer at kun autoriserte medarbeidere får tilgang til opplysningene
- Sikker kommunikasjon ved overføring av dokumenter til samarbeidspartnere og universiteter
- Rutiner for intern kontroll, opplæring av ansatte og regelmessig gjennomgang av sikkerhetstiltak
5. Hvor lenge vi lagrer opplysninger
Vi lagrer personopplysninger kun så lenge det er nødvendig for formålene de ble samlet inn for:
- Dokumenter knyttet til søknadsprosessen slettes eller anonymiseres normalt innen 3 år etter at søknadsprosessen er avsluttet
- Regnskapsrelevant dokumentasjon oppbevares i 5 år i henhold til bokføringsloven
- Lengre lagring kan forekomme dersom andre lovpålagte krav krever det
6. Deling av opplysninger
Vi deler personopplysninger kun når det er nødvendig for å utføre tjenesten du har bedt om. Dette kan omfatte:
- Vårt kontor i India, som bistår i administrasjon og behandling av søknader
- Utenlandske universiteter som mottar søknadsdokumenter
- Tekniske tjenesteleverandører som leverer drift, lagring og kommunikasjonsløsninger
Alle tredjeparter er forpliktet til å behandle opplysninger i samsvar med gjeldende personvernregler og inngåtte avtaler.
7. Dine rettigheter
Du har rett til å:
- Be om innsyn i hvilke opplysninger vi har om deg
- Kreve retting av uriktige eller ufullstendige opplysninger
- Be om sletting når vilkårene er oppfylt
- Begrense behandlingen i visse tilfeller
- Protestere mot behandling basert på berettiget interesse
- Be om dataportabilitet der det er relevant
- Klage til Datatilsynet dersom du mener vi behandler opplysninger om deg i strid med gjeldende regelverk
Datatilsynet: datatilsynet.no | postkasse@datatilsynet.no | 22 39 69 00
8. Kontaktinformasjon
Har du spørsmål om hvordan vi behandler personopplysninger, eller ønsker å utøve dine rettigheter, kan du kontakte oss på:
E-post: kjetil@geaworld.no
Adresse: Dronningensgate 12, 3. etasje, 7011 Trondheim
